Проект постановления Исполнительного комитета Кукморского муниципального района «Об утверждении инструкций «Об охранном режиме архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района Республики Татарстан» и «О порядке работы архивного

            Проект постановления

Исполнительного комитета Кукморского муниципального района

«Об утверждении инструкций «Об охранном режиме архивного отдела

Исполнительного комитета Кукморского

муниципального района Республики Татарстан» и

«О порядке работы архивного отдела

Исполнительного комитета Кукморского

муниципального района Республики Татарстан»

Даты начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, предложений и замечаний от граждан и организаций:

начало:  с  9  ч. 00 мин. 19 декабря  2012 года;

окончание: по 9  ч. 00 мин. 28 декабря 2012 года.

По результатам изучения проектов свои предложения (заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы) в письменной форме и (или) в электронной форме просим направлять на имя Руководителя Исполнительного комитета Кукморского муниципального района (адрес: пгт Кукмор, ул. Ленина, д. 15) или на электронный адрес:  Almir.Gafarov@tatar.ru.

Об утверждении инструкций

 «Об охранном режиме архивного отдела

 Исполнительного комитета Кукморского

 муниципального района Республики Татарстан»;

«О порядке работы архивного отдела

Исполнительного комитета Кукморского

муниципального района Республики Татарстан»

1.  Утвердить прилагаемые:

инструкцию «Об охранном режиме архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района Республики Татарстан»;

инструкцию «О порядке работы архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района Республики Татарстан  при чрезвычайных ситуациях».

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возлагаю на управляющего делами Исполнительного комитета Кукморского муниципального района Республики Татарстан.

Приложение: в 1 экз. на 11 листах.

Руководитель

Исполнительного комитета                                                           Р.Ф. Нотфуллин

                                                                              Утверждена

                                                                      постановлением Руководителя

                                                                      Исполнительного комитета

                                                                      Кукморского муниципального

                                                                      района Республики Татарстан                                                                             

                                                                      «_____»_______ 2012г. №___

ИНСТРУКЦИЯ

об охранном режиме архивного отдела Исполнительного комитета

Кукморского муниципального района  Республики Татарстан

1.Общие положения

1.1.Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в архивохранилищах архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района (далее - Отдел).

1.2.Инструкция подготовлена в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), отраслевого стандарта «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» (ОСТ 55.6-85), Типовых требований по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры (ТТ-2000. М.,2000), положениями «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 26.04.1994 №37).

1.3.Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет начальник Отдела.

2.Техническая укрепленность здания (помещения) архива и технические средства охраны

2.1. Для надежной защиты хранящихся документов Отдел расположен в кирпичном здании, конструктивные элементы здания  (строительные и дверные конструкции, окна и т.п.) обладают достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. Все помещения оборудованы охранно-пожарной  сигнализацией.

2.2. Двери имеют достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения,  исправны, хорошо подогнаны под максимально укрепленную дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ металлические и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

2.3.Окна помещений Отдела дополнительно защищены металлическими решетками с замками.

2.4.Замки дверей помещений  имеют рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей  хранятся в опечатанном пенале.

2.5.Обязательному опечатыванию подлежат архивохранилища, выход из рабочей комнаты Отдела.

Рабочая комната, архивохранилище № 2 – опечатывается начальником Отдела;

архивохранилище № 1  - ведущим специалистом Отдела.

2.6.Охранная сигнализация архивохранилища № 1 выведена на пульт отделения вневедомственной охраны отдела МВД РФ по Кукморскому району, архивохранилище № 2- на пост охраны Исполнительного комитета Кукморского муниципального района.

3. Учет и хранение ключей

3.1. В Отделе наряду с рабочим комплектом ключей,  имеется еще один полный комплект ключей от всех хранилищ, рабочей комнаты, других помещений. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале.

3.2. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.              

3.3. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставиться в известность начальник Отдела.

3.4. Один раз в квартал проводить проверку фактического наличия ключей от хранилищ.                                                                                                                  

4. Порядок сдачи помещений архива под охрану, их опечатывания и снятия с охраны

4.1. Все сотрудники Отдела, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы.

4.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу хранилищ под охрану и их опечатывание

- перед закрытием архива проверяют работоспособность средств охранной сигнализации. При обнаружении неисправности информируют службу охраны и начальника Отдела и не покидают архив до устранения неисправности и передачи хранилищ под охрану;

- в конце рабочего дня проверяют, чтобы в хранилище не остались сотрудники, были выключены источники света,  были закрыты и опечатаны двери запасных выходов, а ключи от них в опечатанном виде размещены рядом с дверями, затем закрывают и опечатывают хранилище;

- в случае срабатывания сигнализации в нерабочее время по вызову службы охраны прибывают для осмотра хранилища и передачи его под охрану. Одновременно, как правило, вызывается и начальник Отдела.

4.3. Ключи от архива остаются у начальника Отдела.

4.5. При снятии хранилищ с охраны ответственные должностные лица

- после отключения сигнализации, проверить целостность печати на дверях и замках, открывают хранилища;

- при обнаружении повреждения замков, дверей и т.д., не вскрывая хранилищ, вызывают представителей органа охраны и начальника Отдела для составления акта в установленном порядке.

5. Пропускной режим

5.1. Пропускной режим архива устанавливается начальником Отдела в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

5.2. Недопущение проникновения в архив посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает начальник Отдела.

5.3. Сотрудники имеют право находиться в помещениях архива только в течение рабочего дня, кроме дежурных специалистов технических служб. В случае аварии сотрудники специализированных технических служб могут проходить в помещение архива в сопровождении сотрудников архива.

5.4. Запрещается проносить в архив персональные компьютеры, кинокамеры и фотоаппараты.

5.5. Вынос из архива документов АФ РТ и научно-справочного аппарата к ним осуществляется только по  письменному разрешению Руководителя исполкома Кукморского муниципального района.

6. Порядок доступа в хранилища архива

6.1.Доступ в архивохранилища является ограниченным. Право доступа в архивохранилища имеет начальник Отдела, а также сотрудники для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел, подготовкой ответов на запросы граждан и юридических лиц. Работники технических служб допускаются в хранилища только в сопровождении  лиц, имеющих право доступа.

6.3. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения начальника Отдела и в сопровождении сотрудников.

6.4. Двери хранилища в течение рабочего дня, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.

6.5. Вскрытие хранилища при  отсутствии лиц, имеющих на это право, осуществляется в случаях крайней необходимости с составлением акта в установленном порядке

                                                                              Утверждена

                                                                      постановлением Руководителя

                                                                      Исполнительного комитета

                                                                      Кукморского муниципального

                                                                      района Республики Татарстан                                                                             

                                                                      «_____»_______ 2012г. №___

ИНСТРУКЦИЯ

О порядке работы архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района при чрезвычайных ситуациях

Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и действий работников архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района (далее – Отдел)   на случай возникновения чрезвычайной ситуации (ЧС) в Отделе, а также в целях предупреждения их возникновения и развития, снижения размера ущерба и потерь, ликвидации последствий ЧС и является обязательной для исполнения всеми лицами, постоянно или временно работающими в Отделе. Весь персонал независимо от занимаемой должности обязан четко знать и строго выполнять установленный порядок действий при угрозе и возникновении чрезвычайной ситуации и не допускать действий, которые могут вызвать угрозу жизни и здоровью работников Отдела и посетителей, сохранности архивных документов.

За невыполнение требований настоящей Инструкции по вопросам предупреждения чрезвычайной ситуации, защиты персонала и архивных документов от чрезвычайной ситуации работники Отдела могут привлекаться к материальной и административной ответственности. Инструкция хранится в папке начальника Отдела. Ее содержание доводится до всех работников Отдела.

Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральными законами от 21.12.94 N 68-ФЗ "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", от 21.12.94 № 69-ФЗ "О пожарной безопасности", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлениями Правительства РФ от 05.11.95 № 1113 "О единой государственной системе предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций", от 03.08.96 № 924 "О силах и средствах единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций", от 05.01.2000 № 14-1 "Об утверждении Положения о защите в военное время документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных государственных архивах", "Об архивном деле в Российской Федерации", Примерной инструкцией о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях, утвержденной приказом Росархива от 28.03.2001 № 24, и другими правовыми и нормативными актами в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций.

1. Чрезвычайные ситуации

1.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме или частично возложенных на архив задач в соответствии с требованиями нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью персонала и посетителей, сохранности документов архивного отдела.

1.2. К основным причинам возникновения чрезвычайных ситуаций на архивных объектах могут относиться:

1.2.1. Объявление в государстве (регионе, республике, городе, районе) режима чрезвычайного положения.

1.2.2. Пожар или бедствия природного и техногенного характера.

1.2.3. Аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива.

1.2.4. Проникновение в архив посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу архивных документов, имущества.

1.2.5. Отказ от обслуживания архива милицейской, противопожарной и вневедомственной охраной.

1.2.6. Забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей, части работников Отдела.

1.2.7. Другие обстоятельства, вынуждающие руководство Отдела принять решение о приостановке деятельности архива.

2. Обязанности работников Отдела в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций

2.1. Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты работников, посетителей и помещений Отдела от чрезвычайных ситуаций.

2.2. Планирование и проведение мероприятий по повышению устойчивости функционирования сектора.

2.3. Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников Отдела способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях.

2.4. Организация и обеспечение проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае чрезвычайных ситуаций.

2.6. Создание резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций.

2.7. Предоставление в установленном порядке информации в области защиты персонала, посетителей и архивных документов от чрезвычайных ситуаций, а также оповещение руководства  исполнительного комитета Кукморского муниципального района, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ и  работников Отдела об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций.

2.8. Все сотрудники Отдела должны принимать меры по сохранению материальных ценностей и архивных документов при угрозе или возникновении чрезвычайной ситуации.

2.9. Ответственность за организацию охраны архивных документов в период угрозы и возникновения чрезвычайной ситуации возлагается на начальника Отдела.

3.     Принятие решения о наступлении чрезвычайных ситуаций

3.1. При наступлении чрезвычайных ситуаций начальник Отдела немедленно (по телефону, факсу или лично) сообщает об этом руководителю исполнительного комитета Кукморского муниципального района, в Главное архивное управление при Кабинете Министров РТ.

3.2. Решение о наступлении чрезвычайных ситуаций принимается начальником Отдела (или лицом его замещающим) по согласованию с Руководителем исполнительного комитета Кукморского муниципального района, Руководством Главного архивного управления при КМ РТ и в соответствии с п. 1.2 настоящей Инструкции.

3.3. В случае необходимости приостановления деятельности Отдела в результате чрезвычайной ситуации сотрудники Отдела руководствуются нормативными актами Главного архивного управления при КМ РТ, Руководителя исполкома Кукморского муниципального района, распоряжениями, планами ГО, Уставом муниципального образования "Кукморский муниципальный район".

3.4. При прекращении чрезвычайных обстоятельств Отдел возобновляет свою деятельность.

4. Подготовка к чрезвычайным ситуациям

4.1. Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности.

Меры по защите архивных документов при чрезвычайных ситуациях осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

4.2. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:

- усиление технической устойчивости архивных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения зданий;

- определение состава и объема документов в зависимости от их ценностей (уникальные, особо ценные, ценные), маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации;

- подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

- определение в соответствии с нормативами видов и количества медикаментов, необходимых для аптечки первой медицинской помощи;

- определение объема и видов тары (количества мешков, контейнеров и т.д.), необходимых для упаковки документов в целях спасения при чрезвычайных ситуациях;

- определение видов и количества оборудования, упаковочного материала (мешки, шпагат, бумага оберточная, брезентовые и деревянные лотки, веревка крепежная, брезент или пленка для укрытия документов), необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

- приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и архивных документов (медикаменты, средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонарики и т.п.);

- решение с соответствующими службами вопросов закрепления за архивом мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения;

- организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и архивных документов;

- проведение обучения работников архива действиям при чрезвычайных ситуациях.

4.3. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении чрезвычайной ситуации (приложения 1).

5. Порядок работы Отдела при объявлении в государстве (республике, районе) режима чрезвычайного положения

5.1. При объявлении чрезвычайного положения распоряжением Руководителя исполкома Кукморского муниципального района вводится особый режим работы Отдела, который предусматривает меры по усилению безопасности архивных объектов, защите персонала, посетителей и документов.

5.2. Меры по обеспечению безопасности архивных объектов включают:

5.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности сектора путем привлечения работников Отдела для дежурства в помещениях архива.

5.2.2. Круглосуточное дежурство работников Отдела на период действия чрезвычайной ситуации.

5.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников Отдела, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени, определено мобилизационным планом исполкома Кукморского муниципального района.

5.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности архива.

5.3. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:

5.3.1. Приведение в готовность средств связи и оповещения. Готовность средств связи и оповещения защиты персонала осуществляется согласно плану ГО и ЧС Кукморского муниципального района.

5.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации.

5.3.3. Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха.

5.3.4. Упаковка документов и подготовка их к перемещению.

5.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов.

5.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами; обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другого противопожарного инвентаря, а также охраной.

5.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты.

5.3.8. Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО проводится установленным порядком распоряжением.

5.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится распоряжением Руководителя исполкома Кукморского муниципального района.

6. Порядок работы архива при пожаре или бедствии природного и техногенного характера

6.1. При возникновении в помещениях архива возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу и начальнику Отдела и до прибытия пожарных принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.

6.2. Конкретные действия по борьбе с пожарами, спасению сотрудников, посетителей, архивных документов и имущества определяются специальной инструкцией.

6.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.

6.4. Должностные лица архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

6.5. В случае стихийных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре и определяются соответствующими документами.

6.6. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении архива в зоне стихийного бедствия начальник Отдела принимает меры по обеспечению безопасности работников архива, освобождая их от работы и направляя в укрытия или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья, а также меры, обеспечивающие сохранность архивных документов.

7. Порядок работы архива при авариях систем жизнеобеспечения, а также здания архива

7.1. При аварии систем жизнеобеспечения архива - отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода - немедленно информируется начальник Отдела, извещается Руководитель исполкома Кукморского муниципального района и соответствующие аварийные службы.

7.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.

7.3. Если при аварии создается ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников архива, начальник Отдела вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности архива и обеспечения сохранности документов.

7.4. При длительном отключении систем жизнеобеспечения архива, которое привело к ситуациям, аналогичным названным в пп. 8.2, 8.3, принимаются меры, предусмотренные этими пунктами.

8. Порядок работы архива в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества

8.1. При обнаружении факта проникновения в архив посторонних людей немедленно извещается начальник Отдела, руководство исполкома Кукморского муниципального района, начальник УВД. До прибытия представителей милиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается, за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: повреждение коммуникаций и т.п.

8.2. В соответствии с заключением работников милиции, других специалистов руководство исполкома района может установить на определенный период ограничительный режим допуска работников архива и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.

8.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

Приложение

                                                     к Инструкции «О порядке работы архивного

                                                       Отдела Исполкома Кукморского муниципаль

                                                   ного района при чрезвычайных ситуациях»

ПЕРЕЧЕНЬ

практических действий работников архивного отдела исполнительного комитета Кукморского муниципального района

при чрезвычайных ситуациях

Последнее обновление: 18 декабря 2012 г., 13:22